מצלמה נסתרת: הרגעים האמיתיים בהפקת אירוע

כשאתם והאורחים שלכם מגיעים לשטח האירוע, הכל נראה כמו קסם.

הכל נראה כמו קסם

הרגעים האמיתיים בהפקת אירוע

הפארק עומד, המתנפחים מתוחים, עמדות המולטימדיה מהבהבות, וצוות המפעילים עומד מוכן עם חיוך.

אבל אם היינו מציבים "מצלמה נסתרת" במשרדים ובשטח,

הייתם מגלים שהאירוע שלכם מתחיל הרבה, הרבה לפני שעת פתיחת הדלתות.

ב"קליפ נופש ואירועים", אנחנו לא משאירים שום דבר לרגע האחרון.

הנה ההצצה המלאה לאופרציה המורכבת שמתרחשת מאחורי הקלעים מרגע סגירת החוזה ועד שהאורח הראשון נכנס למתחם - הרגעים האמיתיים בהפקת אירוע:

1. מחדר הדיונים למערך התיאומים

ברגע שהאירוע נסגר על ידי מחלקת השיווק, המכונה מתחילה לפעול.

האירוע מוזן מיד ליומן משותף השקוף לכל האחראים והמנהלים. משם,

השרביט עובר לשירן, מנהלת מערך התיאומים, שמנצחת על האופרציה:

היא סוגרת את הסדנאות, מתאמת מול הספקים, ומוודאת שכל פרט תפעולי מטופל.

לא פעם, בשלב הזה אנחנו גם יוצאים לרכש מיוחד: קניית חומרי גלם או פריטים ייעודיים שנתפרו ספציפית לדרישות האירוע שלכם.

2. אסטרטגיית כוח אדם: מתאימים את הצוות לקהל

אירוע מוצלח קם ונופל על האנשים שמפעילים אותו.

לאחר סגירת התיאומים, הנהלת החברה מתיישבת יחד עם צוותי השיווק והתפעול כדי לנתח את פרופיל האירוע ולגבש תמונת מצב.

השאלה היא לא רק "כמה אנשי צוות נצטרך?", אלא "מי הצוות המתאים ביותר?".

המתנפחים מתוחים

לדוגמה: אם מדובר באירוע המיועד לבנות מהמגזר החרדי, נדאג לשבץ נשות צוות מטעמנו ולא נערים, כדי לכבד את הקהל ולשמור על אווירה נוחה.

אנחנו עושים התאמות מדוייקות וסוגרים את רשימות כוח האדם בהתאם לאופי המדויק של הלקוחות.

3. ימי ההיערכות: רשימות, רזרבות והעמסות

יום, ולפעמים מספר ימים לפני האירוע, צוות הלוגיסטיקה שלנו נכנס לפעולה במחסנים.

מעבר לציוד המרכזי, אנחנו עוברים על רשימות מוקפדות ומוודאים שכל ציוד המעטפת הוכנס למשאיות: כבלים מאריכים, מגני חשמל, צינורות, וכמובן -כמות נכבדה של ציוד רזרבי לכל תרחיש.

פעולת ההעמסה של אירוע בודד היא מבצע לוגיסטי בפני עצמו.

לעיתים אנחנו מקצים עד 4 עובדים רק לשלב ההעמסה לאירוע אחד, תהליך שלוקח בממוצע בין שעה ל-3 שעות, תלוי בהיקף הציוד.

4. מרוץ נגד השעון: ההגעה המוקדמת לשטח

הסטנדרט שלנו קבוע: הצוות מגיע לשטח תמיד לפחות 3 שעות לפני תחילת האירוע. במקרים רבים, נגיע 4 עד 6 שעות קודם, ולעיתים אף יום לפני. בתקופות עמוסות במיוחד, הנגררים והמשאיות יצאו לשטח כבר ביום הקודם וימתינו לצוות שיגיע בבוקר ויפתח את הציוד.

המטרה של ההגעה המוקדמת הזו כפולה:

• להעמיד את כל המתחם מספיק זמן מראש כדי לוודא ברמת מאה אחוז שאין תקלות,

• ולהעניק ללקוח את הדבר החשוב ביותר בהפקת אירועים - ראש שקט.

  
  

5. תרחיש "האורחים המקדימים" (ואיך אנחנו מונעים פאדיחות)

אנחנו מקבלים את האורחים בחיוך

כל מי שהפיק אירוע מכיר את זה: ההזמנה אומרת שהאירוע מתחיל ב-10:00, אבל ב-09:15 מגיעות המשפחות הראשונות.

מה קורה כשהקהל מקדים ומגיע לפני תחילת האירוע?

עבור חברות שמגיעות ברגע האחרון, מדובר בפאדיחה איומה; ילדים מתרוצצים בין משאיות פורקות וכבלים חשופים.

אצלנו, בזכות ההיערכות המוקדמת שמצילה אותנו מפאדיחות,

כשהאורח הראשון מגיע אנחנו כבר מזמן אחרי שלב הבדיקות.

הצוות רענן, המתחם בטוח, ואנחנו פשוט מקבלים את האורחים בחיוך.

ומה קורה ברגע שהאירוע נגמר והאורח האחרון עוזב?

תהליך הקיפול הלוגיסטי שלנו דורש מיומנות וסדר עבודה מוקפד משלו כדי לשמור על הציוד ועל הבטיחות - על כך נרחיב בפוסט הבא שלנו, שיוקדש כולו לתורת הקיפולים מאחורי הקלעים!